Die QR-Rechnung – die Evolution des Einzahlungsscheins

So funktioniert die QR-Rechnung

Die QR-Rechnung kann gedruckt oder digital ausgestellt werden. Sie ist die Nachfolgerin der bisherigen Einzahlungsscheine. Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Sämtliche Zahlungsinformationen sind sowohl digital im Swiss QR Code enthalten als auch – wie gewohnt – in Klarschrift. Dies ermöglicht dem Rechnungsempfänger, die Korrektheit der Zahlungsdaten nach dem Scannen und vor der Zahlungsfreigabe zu kontrollieren und, falls erforderlich, Zahlungen auch manuell zu erfassen.
  • Die QR-Rechnung ist genauso wie der bisherige Einzahlungsschein in zwei Teile gegliedert – in einen Empfangsschein (1) und in einen Zahlteil (2).
  • Der Swiss QR Code (3) beinhaltet alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind.
  • Die QR-Rechnung ist perforiert (4). So kann der Rechnungsempfänger den Zahlteil mit dem Empfangsschein bequem von der Rechnung abtrennen und am Postschalter bezahlen. Oder mit einem Zahlungsauftrag per Post an seine Bank schicken.

 

Für papierbasierte Rechnungen gilt die Perforationspflicht.

Für papierbasierte Rechnungen gilt die Perforationspflicht.

So wird die QR-Rechnung generiert

QR-Rechnungen können Sie in wenigen Schritten selbst erstellen und ausdrucken. Dabei sind einige Gestaltungsmerkmale einzuhalten, die in den Guidelines definiert sind. Sie finden diese auf PaymentStandards.ch (Link). Noch einfacher geht es, wenn Sie Ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gemeinsam mit Ihrer Bank und Ihrem Softwarepartner jetzt digitalisieren. Da QR-Rechnung und eBill aufeinander abgestimmt sind, haben Sie auch die Möglichkeit, sofort oder in einem nächsten Schritt auch von den Vorteilen von eBill zu profitieren.

So läuft die Ablösung der Einzahlungsscheine zur QR-Rechnung

Die QR-Rechnung mit QR-Referenz – analog ESR

Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich Ihrer Rechnungen mit den Zahlungseingängen. Bestehende ESR-Referenznummern können somit weiterhin verwendet werden. Die QR-Referenz darf jedoch nur mit der so genannten QR-IBAN genutzt werden, die Ihnen von Ihrer Hausbank mitgeteilt wird. Diese Ausprägung kommt in der Schweiz und Liechtenstein zum Einsatz.

Die QR-Rechnung mit SCOR – für den internationalen Zahlungsverkehr

Die Structured Creditor Reference (SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen Logik folgt. Ausserdem wird sie auch im internationalen Zahlungsverkehr genutzt. Voraussetzung für den Einsatz von SCOR ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

Vorteile für QR-Rechnungssteller

  • Sie drucken Rechnungen inkl. Zahlteil und Empfangsschein direkt auf weissem, perforiertem Papier aus – es werden keine vorgedruckten Belege mehr benötigt.
  • Wenn gewünscht, können Sie auch papierlos Ihre QR-Rechnung stellen. Dabei verzichten Sie allerdings auf die Sicherheit und andere Vorteile der volldigitalen Lösung eBill.
  • Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CHF und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne ESR- bzw. BESR-Vereinbarung.
  • Eine bestehende ESR-Referenz kann eins zu eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden. Immer in Kombination mit einer QR-IBAN.
  • Die neue «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.
  • Zahlungseingänge können vollautomatisch verarbeitet werden.

Vorteile für QR-Rechnungsempfänger

  • Erhöhung der Automatisierung beim Kreditorenprozess, da alle Zahlungsinformationen im Swiss QR Code integriert sind.
  • Verbesserte Datenqualität dank mehr und präziseren Informationen in standardisierter Form.
  • Weniger manueller Aufwand dank durchgehend automatisierter Zahlungsreferenzen vom Auftraggeber bis zum Empfänger.
  • Rechnungsinformationen können für den automatischen Buchhaltungsabgleich mitgeliefert werden.
  • Einfaches und sicheres Scanning der Zahlungsdaten im Swiss QR Code durch Lesegeräte und Smartphones statt manuelle Erfassung.
  • Die Möglichkeit, alle zahlungsrelevanten Daten aus dem Swiss QR Code zu scannen, bietet eine effizientere Zahlungsabwicklung und sorgt für weniger Fehler beim Einlesen.
  • Der Abgleich korrekter Daten erfolgt dank Textangabe im Zahlteil.
  • Freiheit bei der Wahl des Zahlkanals bleibt nach wie vor gewährleistet: E-Banking, M-Banking oder Zahlungen auf dem Postweg bzw. am Postschalter.

eBill – die digitale Rechnung für die Schweiz

Digitalisieren und automatisieren Sie jetzt Ihre Rechnungsstellung und vereinfachen Sie Ihren Kunden in Zukunft den Zahlungsverkehr mit eBill: